Pedoman Pengawasan

PENDAHULUAN 

Monitoring/pengawasan perspektif manajemen secara umum merupakan salah satu fungsi organik mamajemen.secara etis filosofis monitoring/pengawasan bukanlah mencurigai atau memata-matai, melainkan mengendalikan memadukan, mengintegrasikan suatu penyelenggaraaan administrasi. Secara normatif monitoring bertujuan menjaga agar suatu usaha/pekerjaan selalu dikerjakan dengan aturan (rechmatig) dan sesuai dengan peruntukannya (doelmatig).

Perspektif terminologi internal Mahkamah Agung Republik Indonesia sendiri, bahwa pengawasan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen untuk menjaga dan mengendalikan agar tugas-tugas yang harus dilaksanakan dapat berjalan sebagaimana mestinya sesuai dengan rencana dan aturan yang berlaku. Demikian pula halnya dengan Pengadilan Agama Waikabubak dalam melaksanakan pengawasan diarahkan pada upaya menjaga agar pelaksanaan tugas lembaga peradilan sesuai dengan rencana dan ketentuan peraturan yang berlaku, mengendalikan agar administrasi peradilan dikelola secara tertib, teratur, serta menjamin terwujudnya pelayanan publik yang baik bagi masyarakat pencari keadilan.

DEFENISI

Pengawasan Internal adalah pengawasan dari dalam lingkungan peradilan sendiri yang mencakup 2 (dua) jenis yaitu pengawasan melekat dan pengawasan rutin/reguler.

• Pengawasan Melekat adalah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus menerus dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya secara prefentif dan represif agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

• Pengawasan rutin/reguler adalah pengawasan yang dilaksanakan Pengadilan Agama Waikabubak secara rutin terhadap penyelenggaraan peradilan sesuai dengan kewenangan masing-masing.

1. Pengawasan Keuangan adalah pemerikasaan terhadap penyelenggaraan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) serta dana atau bantuan pihak ketiga (Current Audit) dan atau yang telah direalisasikan beserta neraca Post Audit) yang meliputi Audit Ketaatan (terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku) dan Audit Operasional (apakah pengelolaan APBN telah dilakukan secara ekonomis efisien dan efektif).

2. Penanganan Pengaduan adalah rangkaian proses penanganan pengaduan yang ditujukan terhadap instansi atau pelayanan publik atau tingkah laku aparat peradilan dengan cara melakukan monitoring dan atau observasi dan atau konfirmasi dan atau klarifikasi dan atau investigasi (pemeriksaan) untuk mengungkapkan benar tidaknya hal yang diadukan tersebut.

3. Manajemen Pengadilan adalah rangkaian kebijakan untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengendalian /pengawasan dan penilaian serta evaluasi atas kegiatan yang dilakukan.

4. Administrasi Persidangan adalah seluruh kegiatan yang harus dilakukan untuk pelaksanaan persidangan meliputi sistem pembagian perkara, penentuan majelis hakim, penentuan hari sidang, pemanggilan, pembuatan berita acara persidangan, dan tertib persidangan.

5. Administrasi Perkara adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh aparat pengadilan yang diberi tugas untuk mengelolah penanganan perkara yang meliputi prosedur penerimaan perkara, keuangan perkara, pemberkasan perkara, penyelesaian perkara dan pembuatan laporan perkara sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.

6. Administrasi Umum adalah seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan dibidang kepegawaian, keuangan, inventaris, perpustakaan, tertib persuratan,tertib perkantoran dan lain-lain.

7. Kinerja Pelayanan Publik adalah suatu tingkat pencapaian atas pelaksanaan tugas pelayanan publik dibidang hukum dan keadilan yang mendukung terwujudnya visi dan misi lembaga peradilan

Tindak lanjut adalah tindakan atau kebijakan yang diambil sebagai pelaksanaan dari rekomendasi hasil pengawasan.

MAKSUD,FUNGSI DAN TUJUAN PENGAWASAN

Maksud Pengawasan

1. Memperoleh informasi apakah penyelenggaraan tehnis peradilan, pengelolaan administrasi peradilan dan pelaksanaan tugas umum peradilan telah dilaksanakan ssuai dengan rencana dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2. Memperoleh umpan balik bagi kebijaksanaan, perencanaan dan pelaksanaan, tugas-tugas peradilan.

3. Mencegah terjadinya penyimpangan mal administrasi dan ketidakefisienan penyelenggaraan peradilan.

4. Menilai kinerja. 

Tujuan Pengawasan

Pengawasan dilaksanakan untuk dapat mengetahui kenyataan yang ada sebagai masukan dan bahan pertimbangan bagi pimpinan Pengadilan Agama Waikabubak untuk menentukan kebijakan dan tindakan yang diperlukan menyangkut pelaksaan tugas pengadilan, tingkah laku aparat pengadilan, dan kinerja pelayanan publik pada Pengadilan Agama Waikabubak.

Fungsi Pengawasan

1. Menjaga agar pelaksanaan tugas lembaga peradilan sesuai dengan rencana dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2. Mengendalikan agar administrasi peradilan dikelola secara tertib sebagaimana mestinya dan aparat peradilan melaksanakan tugasnya dengan sebaik-baiknya.

3. Menjamin terwujudnya pelayanan publik yang baikbagi para pencari keadilan yang meliputi kualitas putusan, waktu penyelesaian perkara yang cepat, dan biaya perkara yang murah.

Bentuk dan Metode Pengawasan

Pengawasan rutin atau reguler pada Pengadilan Agama Waikabubak dilaksanakan dalam bentuk pengawasan langsung yaitu dengan cara melakukan pemeriksaan terhadap pejabat terkait (penanggungjawab kegiatan) baik dibidang kepaniteraan maupun dibidang kesekretariatan dengan metode interview dan pemeriksaan dokumen yang meliputi tindakan sebagai berikut:

1. Memeriksa program kerja

2. Menilai dan mengevaluasi hasil kerja

3. Memberikan saran-saran untuk perbaikan 

4. Melaporkan pada pimpinan Pengadilan Agama Waikabubak

PELAKSANAAN PENGAWASAN

1. Manajemen Peradilan

• Program kerja

• Pelaksanaan/pencapaian target

• Pengawasan dan pembinaan

• Kendala dan hambatan

• Faktor-faktor yang mendukung

• Evaluasi kegiatan

2. Administrasi Perkara

-   Prosedur penerimaan perkara

-   Prosedur penerimaan permohonan banding

-   Prosedur penerimaan permohonan kasasi 

-   Prosedur penerimaan permohonan peninjauan kembali

-  Prosedur penerimaan permohonangrasi/remisiuntuk perkara pidana

-  Keuangan perkara

-  Pemberkasan perkara dan kearsipan

-  Pelaporan

  3. Administrasi persidangan dan pelaksanaan putusan 

• Sistem pembagian perkara dan pembagian majelis hakim 

• Ketepatan waktu pemerikasaan dan penyelesaian perkara

• Minutasi perkara

• Pelaksanaan putusan (eksekusi)

 4. Administrasi Umum

   - Kepegawaian

   - Keuangan

   - Inventaris

   - Perpustakaan, tertib persuratan dan perkantoran

5. Kinerja Pelayanan Publik

• Pengelolaan manajemen

• Mekanisme pengawasan

• Kepemimpinan

• Pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia

• Pemeliharaan/perawatan inventaris

• Tingkat ketertiban,kedisiplinan,ketaatan, kebersihan, dan kerapian

• Kecepatan dan ketepatan penanganan perkara

• Tingkat pengaduan masyarakat.

Pengawasan rutin/reguler dilakukan dalam bentuk pemeriksaan yaitu dengan mekanisme pengamatan yang dilakukan dari dekat dengan cara mengadakan perbandingan antara sesuatu yang telah atau akan dilaksanakan dengan sesuatu yang harus dilaksanakan menurut ketentuan peraturan yang berlaku.

PELAPORAN, REKOMENDASI DAN TINDAK LANJUT

Seluruh hasil temuan dan pemeriksaan dan pengawasan yang telah dilakukan oleh para hakim pengawas bidang baik dengan pelaksanaan tugas pokok dilingkungan kepaniteraan maupun kesekretariatan serta evaluasi atas penyelenggaraan manajemen peradilan, kinerja lembaga peradilan dan kualitas pelayanan publik dituangkan dalam bentuk laporan tertulis atau berita acara pemeriksaan dengan susunan dan format yang sistematis untuk selanjutnya dilaporkan kepada Ketua Pengadilan.

Terhadap temuan-temuan atau hasil pengawasan yang memerlukan tindak lanjut para hakim Pengawas merekomendasikan kepada Ketua Pengadilan atau pejabat yng berkompeten untuk segera menindaklanjuti hasil temuan tersebut, sehingga pada yahun-tahun berikutnya dapat disusun program kerja secara cermat dan tepat serta kendala-kendala yang ada segera dapat diantisipasi dan diselesaikan sehingga tidak ada lagi pada pelaksanaan tugas tahun anggaran berikutnya.

DASAR HUKUM

1. SK KMA NOMOR 363/KMA/SK/XII/2022 Tentang Petunjuk Teknis Administrasi dan Persidangan Perkara Perdata, Perdata Agama, Tata Usaha Negara di Pengadilan Secara Elektronik.

2. Surat Keputusan Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor : KMA/080/SK/VIII/2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Lembaga Peradilan.

3. Pediman dan Pelaksanaan Tugas Administrasi Peradilan Agama Buku II (Edisi revisi 2014).

4. Surat Edaran Mahkamah Agung Nomor 1Tahun 1993 Tentang Pengawasan dan Pengurusan Biaya Perkara.

5. Peraturan Mahkamah Agung Nomor 03 Tahun 2012 Tentang Biaya Proses Penyelesaian Perkara.

6. Surat Edaran Mahkamah Agung RI Nomor 5 Tahun 1993 Tentang Pembinaan dan Pengawasan Organisasi dan Tata Laksana serta Pejabat Kepaniteraan Pengadilan.